Ein Leitfaden zur Auswahl der richtigen HR-Software: Was Personalleiter wissen müssen

Sie haben Ihre HR-Softwareoptionen eingegrenzt. Jetzt kommt der schwierige Teil: die endgültige Entscheidung zu treffen.

‍Der Prozess kann komplexer als erwartet werden, wenn konkurrierende Bedürfnisse der Interessengruppen unter einen Hut gebracht und Funktionen verglichen werden. Sollten Sie auf ein robustes HRIS setzen oder sich für etwas Schlankeres entscheiden, das Ihren aktuellen Bedürfnissen entspricht? Sind Ihre nicht verhandelbaren Dinge überhaupt klar definiert?

Die richtige Antwort hängt zwar von den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab, aber es gibt Möglichkeiten, den Prozess reibungsloser zu gestalten — und sicherzustellen, dass das Unternehmen die beste Entscheidung trifft. Dieser Leitfaden enthält praktische Ratschläge von erfahrenen Personalfachleuten, die Ihnen bei der Auswahl einer Softwarelösung helfen, die für Sie und Ihr Team geeignet ist.
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Warum die Auswahl der richtigen HR-Software mehr als eine Feature-Checkliste erfordert

Bei der Bewertung von HR-Software kann es verlockend sein, Funktionen nebeneinander zu vergleichen und die Plattform auszuwählen, die die meisten Kriterien erfüllt. Dieser Ansatz übersieht jedoch wichtige Faktoren und kann zu versteckten Kosten wie einer teuren Implementierung, einer geringen Akzeptanz und versteckten Kosten für Integrationen oder Support führen.‍

Denk einfach darüber nach 65% der HR-Führungskräfte sagen sie ihre aktuelle HR-Software ist nicht benutzerfreundlich — ein ernstes Hindernis für die Rationalisierung HR-Kernprozesse. Die Benutzerfreundlichkeit steht möglicherweise nicht ganz oben auf Ihrer Funktionsliste, wirkt sich jedoch erheblich auf den Erfolg aus. Und wenn Mitarbeiter eine Benutzeroberfläche nicht mögen, wird die Akzeptanz nicht gut verlaufen.

Es ist auch wichtig, die langfristigen Kosten von Spezialwerkzeugen zu berücksichtigen. Entscheiden Sie sich für Anbieter mit einem integriertes HRIS oder andere Personalverwaltungsfunktionen können die Integrations- und Skalierungskosten senken wenn Ihr Unternehmen wächst.
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6 Kernfunktionen, die in moderner HR-Software bewertet werden müssen

Denken Sie bei der Bewertung von Anbietern an die Leistung, nicht nur an Checkboxen. Bewerten Sie jedes einzelne anhand wichtiger Funktionen — wie Compliance, Sicherheit, AI, und Automatisierung — damit Sie sehen, wo sie sich auszeichnen und wo sie zu kurz kommen.

1. Integrierte KI- und Automatisierungsfunktionen

Die heutigen HR-Teams sind überlastet. Über 70% der Personalleiter sagen, sie brauchen mehr Technik und menschenzentrierte Fähigkeiten als in letzter Zeit. HR-Systeme können einen Teil dieses Stresses lindern, indem sie Verwaltungsaufgaben automatisieren und so HR-Führungskräfte um sich auf strategischere und wirkungsvollere Arbeiten zu konzentrieren. Sich wiederholende manuelle Aufgaben wie Vorbereitung der Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Mitarbeiterdaten, und Genehmigungen verlassen sind alle hervorragende Kandidaten für die Automatisierung, aber die beste Mischung für Sie hängt von den Umständen Ihres Teams ab.

Eine gute Möglichkeit, Ihre besten Möglichkeiten zur Nutzung von KI und Automatisierung zu identifizieren, besteht darin, Ihre zeitaufwändigsten Aufgaben aufzulisten. Unsere Forschung zeigt, dass Personalfachleute von heute am meisten an der Automatisierung von Analysen und Berichten, Leistungsmanagement und Mitarbeiterdatenmanagement interessiert sind.
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💬 „KI und Automatisierung ersetzen die Personalabteilung nicht — sie stärken sie. Durch die Nutzung dieser Technologien zur Bewältigung von Routineaufgaben können sich HR-Experten auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: Strategie, Mitarbeitererfahrung und die Förderung des organisatorischen Wandels. Die ROI ist nicht nur finanziell, sondern spiegelt sich auch in einem erhöhten Mitarbeiterpotenzial wider.“

‍— Marie Richter, Fractional Personalvorstand und Personalberater

Die besten HR-Softwareoptionen verwenden KI auch als Leitfaden für strategische Entscheidungen. Diese Tools helfen HR-Teams, sich von der Masse abzugrenzen und die dringendsten Probleme zu identifizieren — zum Beispiel Abteilungen mit ungewöhnlich vielen Fluktuationsraten oder unternehmensweite Engagement-Trends.

2. Integrierte Personal- und Personalkompetenzen

Die Entscheidung für eine umfassende Plattform, die sowohl integrierte HRIS- als auch Engagement-Funktionen umfasst, ist sowohl für kleine Unternehmen als auch für Unternehmen eine hervorragende Option. Diese Systeme bieten Funktionen für eine Vielzahl von HR-Anforderungen und ermöglichen es Ihnen gleichzeitig, in die Mitarbeiterförderung zu investieren und ein nachhaltiges, leistungsstarkes Team aufzubauen. ‍

Auf diese Weise vermeiden Sie die Unannehmlichkeiten eines ausufernden Ad-hoc-Tech-Stacks, sparen Geld und stellen sicher, dass Ihre Systeme miteinander „kommunizieren“ können — damit keine wichtigen Daten verloren gehen.

‍Allerdings sind nicht alle HRIS auf die gleiche Weise erstellt, genauso wie Ihre Sorgfaltspflicht während Sie Ihre Optionen überprüfen. Zum Beispiel einige Optionen (wie Leapsome!) bieten überragende Funktionen zur Benutzerunterstützung und erleichtern so die Bedienung 360°-Leistungsbeurteilungen, erstelle eine Kultur des kontinuierlichen Feedbacks, versenden anpassbare Umfragen und bieten personalisierte Lernmöglichkeiten, die die Kundenbindung und das Wachstum fördern.
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3. Robuste Funktionen für die Personalberichterstattung

HR-Teams treffen häufig wichtige Entscheidungen, die sich auf die Einstellung, Bindung, Vergütung und Unternehmenskultur. Aber ohne die richtigen Daten basieren diese Entscheidungen auf Rätselraten. Eine moderne HR-Plattform sollte Folgendes bieten Berichterstattung in Echtzeit und Analysen, die Personalleitern helfen, Trends zu erkennen, Herausforderungen zu prognostizieren und die Wirksamkeit von Richtlinien und Programmen iterativ zu messen.

Die Berichtsfunktionen sollten über die grundlegende Mitarbeiterzahl hinausgehen und Fluktuationsraten. Das beste Lösungen bieten anpassbare Dashboards, mit denen HR-Teams die Produktivität der Belegschaft, den Grad des Engagements und sogar die Auswirkungen von Schulungsprogrammen analysieren können. Idealerweise sollte HR-Software Führungskräften auch dabei helfen, strategischere, datengestützte Geschäftsszenarien zu entwickeln, wenn sie sie den Stakeholdern auf Führungsebene präsentieren. Mit den richtigen Kennzahlen — und damit auch mit der richtigen HR-Software — können Personalleiter mehr Zustimmung und Budget für ihr Team erreichen.
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4. Self-Service-Funktionen für Mitarbeiter

Es ist schwierig, die Bedeutung von Self-Service-Mitarbeiterportalen zu überschätzen. HR-Software mit speziellen Self-Service-Funktionen macht den Einführungsprozess weitaus reibungsloser. Sie verbessern auch die Datenqualität, indem sie die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Ihre Mitarbeiter wichtige Informationen wie Adressen und Bankinformationen häufig aktualisieren. Self-Service-Portale verbessern sich ebenfalls Befriedigung durch die Schaffung eines Gateways für Personalinformationen, das die Mitarbeiter tatsächlich gerne nutzen. Das ist eine Win-Win-Situation.
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💬 „HR-Technologie sollte die Effizienz steigern und dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern einen spürbaren Mehrwert bieten — andernfalls werden die Mitarbeiter sie nicht nutzen. Unser vorrangiges Ziel ist es, unsere Mitarbeiter darüber aufzuklären, wie HR-Technologie ihre Arbeit rationalisieren und ihr Gesamterlebnis verbessern kann.“

‍— Polina Škliar, Globaler Personalstrategien- und Systemmanager bei Playtech

5. Konzentrieren Sie sich auf Compliance und Datensicherheit

HR-Teams verarbeiten sensible Daten, einschließlich Gehaltsabrechnungsdaten und Mitarbeiterdatensätze. Aus diesem Grund ist der Einsatz von Software mit starken Sicherheitsprotokollen, die den Industriestandards entsprechen und Ihre Compliance-Bemühungen unterstützen, von entscheidender Bedeutung.‍

HR-Software sollte Funktionen enthalten, die Ihnen helfen, Datenschutz- und regulatorische Anforderungen zu erfüllen, wie z. B. rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC), die den Zugriff auf vertrauliche Informationen auf der Grundlage von Benutzerrollen und Berechtigungen einschränken.
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6. Flexibilität für hybride und remote arbeitende Teams

Die Belegschaft von heute ist stärker verteilt als je zuvor, und die Mitarbeiter arbeiten von mehreren Standorten aus, über Zeitzonen hinweg und in hybriden Umgebungen. HR-Software muss diese Flexibilität unterstützen und sicherstellen, dass die Teammitglieder von überall aus zusammenarbeiten und auf wichtige Ressourcen zugreifen können. Ein wahrhaftiger fernbedienungsfreundlich Die HR-Plattform sollte Cloud-basierte Datenspeicherung und nahtlose Integrationen mit Kommunikationstools wie Slack oder Microsoft-Teams.

Technologie allein reicht jedoch nicht aus — HR-Teams müssen sich auch auf effektive Kommunikation und Change Management konzentrieren. Die Mitarbeiter müssen neue Tools und Prozesse verstehen, insbesondere in einer Umgebung, in der organische Lernmomente seltener vorkommen.
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💬 „Kommunikation ist in dieser modernen Welt, in der nicht jeder am gleichen Ort ist, wirklich wichtig geworden. Manche Menschen sind hybride, manche Menschen sind distanziert, und verschiedene Führungskräfte sitzen möglicherweise in verschiedenen Regionen der Welt. Sie müssen also sicherstellen, dass Sie [Change-Management-Prozesse] in einer Storyline, einer Vision kommunizieren.“

‍— Glück Dookchitra, VP, Menschen und Kultur bei Leapsome

So machen Sie Ihre Investition in HR-Software zukunftssicher

Die HR-Software, für die Sie sich heute entscheiden, wird Ihr Unternehmen jahrelang prägen. Priorisieren Sie die aktuellen Bedürfnisse, planen Sie aber auch für die nächsten 5—10 Jahre. Ein zukunftssicheres System wird sich an technische Veränderungen, Vorschriften und Beschäftigungstrends anpassen. Hier ist, worauf Sie achten müssen.
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Das Engagement eines Anbieters für neue Technologien

Der Einsatz innovativer Technologien wie AI und Automatisierung kann das Engagement eines Anbieters signalisieren, die Nase vorn zu haben. Wenn Sie eine zukunftsorientierte HR-Plattform suchen, suchen Sie nach Anbietern, die frühzeitig in neue Lösungen investieren.
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Branchenspezifische Compliance-Anforderungen

Die Vorschriften unterscheiden sich je nach Unternehmenstyp, Branche und Standort. Beispielsweise muss ein weltweit tätiges Unternehmen möglicherweise bestimmte Datenschutzgesetze einhalten, wie z. B. Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) oder die Kalifornisches Verbraucherschutzgesetz (CCPA), während ein lokales Einzelhandelsunternehmen in einer Region ohne Datenschutzbestimmungen möglicherweise andere Anforderungen hat. Wenn Sie sich der relevanten regulatorischen Rahmenbedingungen bewusst sind, können Sie beurteilen, welcher Anbieter von Personalsoftware Ihren Anforderungen am besten entspricht. Wenn Ihr Team international tätig ist, kann es sich lohnen, einen Anbieter in Betracht zu ziehen, der Erfahrung in der Unterstützung der grenzüberschreitenden Einhaltung von Vorschriften hat.
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Flexibilität des Tech-Stacks

Wenn Unternehmen wachsen oder sich verändern, muss sich ihre HR-Software weiterhin reibungslos in andere Tools integrieren und an ihre sich entwickelnden Arbeitsabläufe anpassen. Ein modulares System wie Leapsome hilft dabei, eine Abhängigkeit vom Tech-Stack zu vermeiden und gibt HR-Teams die Flexibilität, sich an veränderte Geschäftsprioritäten anzupassen.
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Wichtige Fragen, die Anbietern während des Evaluierungsprozesses für HR-Software gestellt werden sollten

Wenn Sie bei der Bewertung die richtigen Fragen stellen, stellen Sie sicher, dass Sie eine Plattform wählen, die Ihren Anforderungen entspricht. Beginnen Sie mit diesen zehn Schlüsselfragen für jeden HR-Softwareanbieter, der auf Ihrer Auswahlliste steht:

1. Wie lange dauert die Implementierung in der Regel für ein Unternehmen unserer Größe? Das Verständnis des Onboarding-Zeitplans hilft dabei, realistische Erwartungen zu setzen und Störungen zu vermeiden.
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2. Welches Maß an Kundensupport bieten Sie an und wie sind Ihre Reaktionszeiten? Stellen Sie sicher, dass Sie bei Bedarf Zugriff auf zeitnahe Hilfe haben, insbesondere in kritischen HR-Zyklen wie Lohn- und Gehaltsabrechnung oder Leistungsbeurteilungen. Sie können auch bestätigen, ob Ihnen ein Kundenerfolgsberater zugewiesen wird, was die Wahrscheinlichkeit eines reibungslosen Kundenservice-Prozesses erhöhen kann.
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3. Wie oft wird die Plattform aktualisiert und wie werden regulatorische Änderungen verwaltet? Es liegt zwar in der Verantwortung Ihres Unternehmens, die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen, aber ein effektives Personalsystem sollte die relevanten rechtlichen oder behördlichen Änderungen proaktiv berücksichtigen. Dadurch wird der Bedarf an manueller Überwachung minimiert und Sie können sich an die sich ändernden Anforderungen anpassen.
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4. Können Sie Fallstudien oder Referenzen von ähnlichen Unternehmen wie uns teilen? Beispiele aus der Praxis bestätigen die Erfahrung des Anbieters und geben Aufschluss darüber, wie die Plattform in vergleichbaren Kontexten abschneidet. Priorisieren Sie Anbieter, die Folgendes anbieten Anwendungsfälle, die für Ihre Branche relevant sind oder Unternehmensgröße.
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5. Welche Integrationen sind verfügbar und wie einfach kann die Plattform mit unseren vorhandenen Tools verbunden werden? Die reibungslose Integration mit Gehaltsabrechnungs- und Kommunikationssystemen reduziert Reibungsverluste und hilft, zukünftige Probleme mit dem Tech-Stack zu vermeiden.
    

6. Wie anpassbar ist Ihre Software? Können wir Workflows, Berichte und Berechtigungen individuell anpassen? Die Personalanforderungen sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, daher ist Flexibilität entscheidend für langfristigen Erfolg.
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7. Welche Datensicherheitsmaßnahmen werden zum Schutz der Mitarbeiterinformationen eingesetzt? HR-Software verarbeitet sensible personenbezogene und beschäftigungsbezogene Daten. Um diese Informationen zu schützen, Sicherheitspraktiken Dazu gehören in der Regel Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, strenge Zugriffskontrollen und die Einhaltung anerkannter Sicherheitsstandards wie ISO/IEC 27001.
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8. Wie unterstützt Ihre Plattform Hybrid- und Remote-Teams? Funktionen wie Self-Service-Portale und nahtlose Kommunikationstools sind für Mitarbeiter an verschiedenen Standorten unverzichtbar.
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9. Was ist Ihr Preismodell und gibt es versteckte Kosten? Fragen Sie nach Gebühren pro Benutzer, Implementierungskosten und möglichen Gebühren für Upgrades oder Integrationen. Vorabkosten und modulare Preisgestaltung sind hier der Goldstandard.
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10. Wie gehen Sie mit Produktinnovationen um und wie berücksichtigen Sie Kundenfeedback? Ein zukunftsorientierter Anbieter sollte seine Plattform auf der Grundlage der Benutzerbedürfnisse und Branchentrends kontinuierlich weiterentwickeln.
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Gehen Sie los und wählen Sie die richtige HR-Softwarelösung

Die Wahl einer HR-Software kann überwältigend sein — und das ist normal. Gehen Sie wie ein Produktmanager vor, um sich von der Masse abzuheben. Die besten Plattformen sind nicht nur erschwinglich und bieten viele Funktionen. Sie sind intuitiv, lassen sich nahtlos in Ihren Tech-Stack integrieren und skalieren mit Ihrem Team.‍

Fragen Sie: Werden die Mitarbeiter es tatsächlich nutzen? Funktioniert es mit Ihren aktuellen Systemen? Kann es sich an hybride oder sich ändernde Belegschaftsmodelle anpassen? Am wichtigsten ist, dass Sie der Mitarbeitererfahrung Priorität einräumen. Wenn die Software nicht einfach und unterhaltsam zu bedienen ist, wird die Akzeptanz scheitern — egal wie gut die Feature-Liste aussieht.

Und wenn Sie nach einer ganzheitlichen HR-Plattform suchen, die Folgendes anpackt HR-Kernfunktionen und Funktionen zur Mitarbeiterförderung an einem Ort, Leapsome sollte auf Ihrer Auswahlliste stehen.
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Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken und bietet keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung. Obwohl wir unser Bestes getan haben, um Richtigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten, können wir nicht garantieren, dass alles aktuell oder fehlerfrei ist. Für eine maßgeschneiderte Beratung empfehlen wir, einen qualifizierten Anwalt oder Steuerberater zu konsultieren.
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Häufig gestellte Fragen zur Auswahl der richtigen HR-Software

Was ist HR-Software?

HR-Software ist ein Cloud-basiertes System, das verschiedene HR-Funktionen zentralisiert und standardisiert, von Leistungsbeurteilungen zu Verwaltung von Mitarbeiterdaten. Natürlich unterscheiden sich die genauen Angebote je nach Anbieter Ihrer Wahl. Möglicherweise hören Sie auch, dass HR-Software als HR-Plattform oder HR-System bezeichnet wird. Diese Begriffe sind mehr oder weniger austauschbar.
 

Was sind die wichtigsten Arten von HR-Software?

Es gibt drei Haupttypen von HR-Software:

• Personalinformationssystem (HRIS) — Ein CHRIS rationalisiert die wichtigsten Personal- und Finanzprozesse und verbessert so die betriebliche Effizienz und Genauigkeit. Es ist eine großartige Option für Unternehmen jeder Größe.
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• Personalmanagementsystem (HRMS) — Ein HRMS bietet im Vergleich zu einem HRIS zusätzliche Funktionen zur Automatisierung und Datenkonsolidierung. Es eignet sich am besten für große Unternehmen, die ihren Rekrutierungsprozess automatisieren möchten.
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• Humankapitalmanagementsystem (HCMS) — Ein HCMS priorisiert das Personalmanagement und legt den Schwerpunkt auf Datenanalysen, die die Ausrichtung der HR-Unternehmensstrategie vorantreiben. Es eignet sich am besten für Unternehmen und komplexe, weit verteilte Organisationen.
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Was sind die Hauptvorteile von HR-Software?

HR-Softwareangebote eine breite Palette von Vorteilen. Um nur einige zu nennen, es:

• Schafft eine einzige Informationsquelle indem du alles speicherst Mitarbeiterdaten an einem zentralen Ort.
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• Reduziert den Personalaufwand durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben und Workflows.
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• Befähigt und befähigt Manager durch die Bereitstellung detaillierter Einblicke in das Leistungsmanagement.
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• Verbessert das Mitarbeitererlebnis indem wir Mitarbeitern Self-Service-Funktionen bieten und HR-Teams in die Lage versetzen, datengestützte Verbesserungen vorzunehmen.
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• Sorgt für ein besseres Erlebnis bei Neueinstellungen durch Verkürzung des Onboarding-Prozesses und Verringerung der Reibung.
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• Verbessert Ihre Personalanalyse-Strategie indem sie als Informationsquelle für Trends und Erkenntnisse aus der Belegschaft dienen und sie leicht zugänglich und verständlich machen.
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• Hilft bei der Vereinfachung von Compliance-Prozessen durch die Automatisierung von Routineaufgaben wie der Erstellung von Dokumenten und steuerlichen Prüfungen.
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